Soğuk Mail Serisi Nasıl Kurulur? Kendi Adresinden Otomatik Takip

İsimSoftware Talep Sistemi'nde soğuk mail serileri, potansiyel müşterilere veya ilgili kişilere ilk e-postayı gönderip yanıt alınmadığında belirlediğin günlerde otomatik takip mesajları göndermeni sağlar. Mailler, sisteme bağladığın kendi e-posta hesabın üzerinden gönderilir; gelen yanıtlar da doğrudan kendi posta kutuna ulaşır.

Bu rehberde e-posta hesabını bağlamayı, takip serisi oluşturmayı, kişileri listeye eklemeyi, otomatik takip adımlarını yapılandırmayı ve seriyi yönetmeyi adım adım göreceksin.

Başlamadan önce

• ✓ İsimSoftware Talep Sistemi'nde aktif bir kullanıcı hesabı
• ✓ Kendi e-posta hesabın (Gmail, Outlook, Yandex vb.)
• ✓ Ulaşmak istediğin kişilerin e-posta adresleri
• ✓ Kişi listen yoksa sistem içerisindeki kişi ve firma kayıtlarından yararlanabilirsin.

1. 1

   Kendi posta kutunu bağla

   İsimSoftware Talep Sistemi'nde Ayarlar bölümüne gir ve E-posta Gönderimi alanını aç. Buradan soğuk mail serilerinde kullanılacak posta kutusunu tanımlayabilirsin.

   E-posta sağlayıcını seçerek gerekli SMTP ve gerekiyorsa IMAP bilgilerini gir. Gmail, Outlook veya kendi alan adındaki e-posta hesabını kullanabilirsin.

   💡 İki aşamalı doğrulama kullanılan hesaplarda normal hesap şifresi yerine sağlayıcının oluşturduğu uygulama şifresini kullanman gerekebilir.

2. 2

   Gönderen bilgilerini tanımla ve bağlantıyı doğrula

   Gönderen adı, Gönderen e-posta adresi, SMTP kullanıcı adı ve SMTP şifresi / uygulama şifresi alanlarını doldur.

   Yanıtların farklı bir adrese gelmesini istiyorsan Yanıt adresi (Reply-To) alanını da tanımlayabilirsin.

   Kaydet ve doğrula seçeneğine bastığında sistem posta sunucusuna bağlantıyı kontrol eder.

   Bağlantı başarılı olduğunda posta kutusu kullanılabilir duruma gelir.

   💡 Seriyi başlatmadan önce mutlaka kendine bir test e-postası göndererek gönderen ve yanıt adreslerini kontrol et.

3. 3

   Yeni bir takip serisi oluştur

   Sol menüden Otomasyon → Takip Serileri bölümüne gir ve + Yeni Seri seçeneğine tıkla.

   Seri için yalnızca senin göreceğin bir ad belirle. Ardından ilk e-postanın konusunu ve mesajını oluştur.

   Örneğin:

   Merhaba {{ad}},

   Firmanızla ilgili size kısa bir bilgi paylaşmak istiyorum...

   Mesaj içerisinde kişiselleştirme alanlarından yararlanabilirsin:

   • {{ad}}
   • {{soyad}}
   • {{sirket}}
   • {{unvan}}

   💡 Kişiselleştirme alanları sayesinde aynı seri içerisindeki e-postalar her kişi için farklı bilgilerle oluşturulabilir.

4. 4

   Otomatik takip adımlarını ekle

   İlk e-postanın ardından + Takip Adımı Ekle seçeneğiyle yeni adımlar oluştur.

   Takip adımında:

   • E-posta gönder
   • Manuel arama görevi oluştur
   • Manuel takip görevi oluştur

   gibi işlemler tanımlanabilir.

   Her adım için kaç gün bekleneceğini belirleyebilirsin.

   Örneğin:

   1. Gün: Tanıtım e-postası
   4. Gün: İlk takip e-postası
   8. Gün: İkinci takip e-postası
   12. Gün: Son takip e-postası

   💡 Başlangıç için 2–4 e-postalık, aralarında birkaç gün bulunan sade seriler kullanmak daha kolay yönetilebilir.

5. 5

   Takip edilecek kişileri belirle

   Serinin gönderileceği kişileri Kişiler / Listeler bölümünden belirleyebilirsin.

   Mevcut kişi kayıtlarından seçim yapabilir veya yeni kişiler ekleyebilirsin.

   Kişileri;

   • İl
   • İlçe
   • Firma
   • Ünvan
   • E-posta adresi
   • Diğer kişi bilgileri

   gibi kriterlere göre filtreleyerek hedef kitle oluşturabilirsin.

   💡 Satış sürecinde aktif olarak takip edeceğin kişiler için ayrı listeler oluşturmak, farklı kampanyaları yönetmeyi kolaylaştırır.

6. 6

   Listeyi takip serisine bağla

   Seri henüz başlatılmadan önce gönderilecek listeyi seç.

   Listeyi Seriye Ekle seçeneğiyle hedef kişileri seriye bağlayabilirsin.

   Sistem gönderim öncesinde;

   • Kişinin e-posta adresinin bulunup bulunmadığını,
   • Gönderilebilir durumda olup olmadığını,
   • Daha önce aynı seriye eklenip eklenmediğini,
   • Posta kutusunun aktif olup olmadığını

   kontrol eder.

   💡 Aynı kişi aynı seriye ikinci kez eklenmemelidir. Böylece yanlışlıkla aynı kişiye aynı takip serisinin yeniden başlatılması önlenir.

7. 7

   Seriyi kontrol et ve başlat

   Seriyi başlatmadan önce tüm adımları kontrol et.

   Özellikle:

   • Gönderen e-posta adresi
   • Yanıt adresi
   • E-posta konusu
   • Mesaj içeriği
   • Kişiselleştirme alanları
   • Takip günleri
   • Alıcı listesi

   kontrol edilmelidir.

   Önce kendine test e-postası gönderebilir, mesajın gerçek gelen kutusunda nasıl göründüğünü kontrol edebilirsin.

   Her şey doğruysa Seriyi Başlat seçeneğiyle otomatik takip sürecini başlatabilirsin.

8. 8

   Gönderim zamanlarını ve limitleri yönet

   E-posta gönderimlerinin tamamını aynı anda yapmak yerine belirlediğin saat ve günlük gönderim limitleri içerisinde gerçekleştirebilirsin.

   Sistem üzerinden posta kutusunun günlük ve saatlik gönderim sınırlarını kontrol edebilir, büyük kişi listelerinde gönderimleri kontrollü şekilde gerçekleştirebilirsin.

   💡 Özellikle yeni oluşturulmuş bir e-posta hesabından yüksek miktarda gönderim yapmak yerine kademeli gönderim tercih edilmesi daha sağlıklıdır.

9. 9

   Serinin durumunu takip et

   Takip Serileri ekranından devam eden serilerini izleyebilirsin.

   Her kişi için gönderim durumunu görebilir ve gerektiğinde sürece müdahale edebilirsin.

   Örneğin bir kişi:

   • Bekliyor
   • Aktif
   • Yanıtlandı
   • Tamamlandı
   • Durduruldu

   durumlarından birinde olabilir.

   💡 Yanıt veren kişileri satış sürecine geçirmek için kişi kaydındaki not, görev ve diğer takip özelliklerinden yararlanabilirsin.

10. 10

    Yanıt veren kişiye otomatik takip göndermeyi durdur

    Serinin en önemli özelliklerinden biri, yanıt veren kişinin takip sürecinden çıkarılmasıdır.

    E-posta hesabının yanıt algılama özelliği etkinse kişi yanıt verdiğinde kalan otomatik takip mesajları durdurulabilir.

    Yanıt algılanamayan durumlarda ilgili kişiyi seri içerisinden manuel olarak Yanıtlandı durumuna getirebilirsin.

    💡 Bir kişi açıkça iletişim kurduğunda otomatik takip mesajlarının devam etmesini önlemek, müşteri deneyimi açısından önemlidir.

11. 11

    Kişinin iletişim geçmişini takip et

    Kişinin detay ekranında gerçekleştirilen işlemleri takip edebilirsin.

    Gönderilen e-postalar, notlar ve oluşturulan görevler kişinin iletişim geçmişinde tutulabilir.

    Böylece bir kişiyle daha önce ne zaman iletişim kurulduğunu, hangi mesajların gönderildiğini ve sonraki yapılması gereken işlemleri tek ekrandan görebilirsin.

    💡 Özellikle birden fazla kişinin çalıştığı satış ekiplerinde iletişim geçmişinin kayıt altında tutulması, aynı müşteriye tekrar tekrar aynı işlemin yapılmasını önler.

12. 12

    Seriyi duraklat, devam ettir veya sonlandır

    Yanlış kişi listesi seçtiysen veya serinin içeriğini değiştirmek istiyorsan gönderimi geçici olarak Duraklat seçeneğiyle durdurabilirsin.

    Daha sonra Devam Et seçeneğiyle kaldığın yerden devam edebilirsin.

    Seriyi tamamen sonlandırmak istediğinde Durdur / Arşivle seçeneğini kullanabilirsin.

    💡 Seriyi değiştirmek istiyorsan mevcut seriyi durdurup yeni bir seri oluşturmak, eski gönderim geçmişinin korunması açısından daha sağlıklıdır.

Sık sorulanlar

Mailler gerçekten kendi e-posta adresimden mi gönderilir?+

Evet. İsimSoftware Talep Sistemi'nde tanımlayıp doğruladığın e-posta hesabı üzerinden gönderim yapılır. Sistem aktif ve doğrulanmış bir posta kutusu bulunmadan otomatik takip serisini başlatmaz.

Cevap veren kişiye takip maili gitmeye devam eder mi?+

Yanıt algılama aktifse normal yanıt veren kişinin kalan takip adımları durdurulur. Yanıt algılanmayan durumlarda kişiyi seri ekranından manuel olarak Yanıtlandı durumuna getirebilirsin.

Günde kaç mail gönderebilirim?+

Gönderim miktarı kullanılan e-posta hesabının sağlayıcı limitlerine ve İsimSoftware Talep Sistemi'ndeki gönderim ayarlarına bağlıdır. Büyük listelerde gönderimleri kontrollü şekilde planlaman önerilir.

Yanlış listeyi seriye ekledim, ne yapmalıyım?+

Seriyi hemen Duraklat. Ardından alıcı listesini kontrol et ve yanlış kişileri seriden çıkar. Liste doğru hale geldikten sonra seriyi yeniden devam ettirebilirsin.

Takip serisinde kaç e-posta kullanmalıyım?+

Belirli bir zorunlu sayı yoktur. Genellikle ilk e-posta ve birkaç takip adımından oluşan kısa bir seri daha kolay yönetilir. Takip mesajları arasında birkaç günlük süre bırakabilirsin.

Kişi cevap verdiğinde satış sürecini nasıl takip ederim?+

Yanıt veren kişiyi Kişiler / CRM bölümünde takip edebilir, kişiyle ilgili not ve görev oluşturabilir ve sonraki satış adımlarını kayıt altında tutabilirsin.

İsimSoftware Talep Sistemi ile iletişimi tek merkezden yönetin

İsimSoftware Talep Sistemi; taleplerin, müşterilerin, kişilerin, e-posta iletişimlerinin, görevlerin ve satış süreçlerinin tek merkezden yönetilmesini sağlar.

Kendi e-posta hesabını bağla, takip serini oluştur ve iletişim sürecini sistematik hale getir.